Parámetros importantes para el texto de una invitación.

La invitación, por tradición años atrás al invitar a un evento social se entregaba participación e invitación, por ejemplo en las Bodas era muy común que algunas personas asistierán a la ceremonia religiosa pero no a la recepción.

Sin embargo hoy en día ha cambiado ese protocolo y se envía solamente la invitación la cual debe tener los siguientes parámetros con el fin de ser claros con los invitados.  Es tradicional que para las tarjetas de Primera Comunión, Bautizo, Grado y Quince años sean los padres quienes invitan a la ceremonia religiosa y/o recepción.

Estos detalles son los básicos, según sea el caso y parámetros del evento, quién ofrece el evento debe evaluar cuales decide incluir en la invitación

Tipo de ceremonia: se especifica si la ceremonia a realizar es Católica, Cristiana, Civil o Bendición de argollas.

Especificar el lugar, la fecha y la hora: se recomienda citar a las invitados 30 minutos antes del inicio de la ceremonia para evitar contratiempos de última hora por tráfico o incumplimiento.

Lugar de la recepción o reunión: se especifica nombre del salón según sea el caso, nombre del lugar y la dirección. No es necesario escribir el nombre del barrio y si es a las afueras de la ciudad se incluye el mapa en la tarjeta y no es necesario escribir en el texto de la tarjeta el nombre de alguna vía o vereda.

Tipo de regalo: puede ser lluvia de sobres, entrega de regalos o no se especifica y si el invitado pregunta se le comenta que el obsequio es de su libre escogencia. En aniversarios y cumpleaños de adultos no se recomienda pedir lluvia de sobres.

Tipo de traje: sugerimos ser muy específicos en el protocolo del traje para que los invitados tengan estos parámetros en cuenta para asistir al evento.

Confirmación de asistencia: se solicita confirmar asistenta preferiblemente con una fecha limite para que al invitado le quede claro que debe confirmar para reservar su cupo se puede realizar a un teléfono fijo, celular o correo electrónico. Se escoge el medio mas practico para los novios.

Número de cupos: si se desea se puede incluir en el texto, esto con el fin de tener muy clara la cantidad de invitados para el evento.

Mapa: es una guia visual para que el invitado pueda llegar de forma practica y fácil al sitio del evento. Se sugiere escribir puntos claves de guia no demasiada información porque puede confundir al invitado.

Redes sociales: hoy en día se utilizan mucho las redes sociales para compartir con los invitados este evento tan especial y una muy buena opción es utilizar la etiqueta o hashtag para identificar el evento (#).

Pagina web del evento: algunos clientes realizan un portal para la organización de todo el evento, dato que se especifica en la tarjeta donde el invitado podrá encontrar mayor información sobre el mismo.
 
Oración o frase: algunas personas les gusta incluir un texto significativo. Recomendamos que sea la cantidad de palabras acordes a la proporcioón del tamaño de la tarjeta para que se vea bonito y se lea fácil. Dado que algunos textos son muy significativos pero extensos y se pierde el objetivo ante el invitado porque en algunos casos no los leen por lo largo o porque el tamaño de la fuente es muy pequeño.

Niños: si es de preferencia que los invitados no lleven a los niños a su evento, debe ser aclarado con un texto cordial incluido en el texto de la invitación.

¿Cómo es el texto en una participación ?

La tarjeta de participación es para contarle a una persona la realización del evento social.

Es muy usual enviar participaciones para Grados.

En algunos casos por protocolo se envia a conocidos para participar una Boda. Se debe analizar muy bien a quien se participa porque hoy en día no tiene la misma connotación de años atrás. Es importante revisar bien la lista de invitados y evaluar las personas que no sean tan allegadas, si las familias del novio y/o novia son demasiado numerosas se participan los familiares con quienes se tenga menos contacto o comunicación en los últimos años, también se le puede participar a los contactos comerciales o compañeros de trabajo, si uno considera que es necesario por protocolo.

No se utiliza para Quince Años, Bautizos, Primeras comuniones o celebraciones de cumpleaños ni aniversarios.

La participación especifíca la  fecha y el lugar donde se realizará el evento, si se desea se escribe la hora y la dirección.

Organizar la lista de invitados y participados, es la base del evento

Para iniciar este proceso tanto el novio como la novia por separado realizan una lista de invitados y participados preliminar, luego se reúnen  una mañana con buen ánimo y libres de interrupciones. Con disposición de tiempo y paciencia, definir la lista de invitados y participados es complicado y a veces desalentador.

A continuación les describimos los pasos sugeridos para realizar la lista de forma organizada, lo cual facilitará definir a quien invitar y a quién participar, o simplemente no invitar.

Al inicio nos emocionamos y realizamos una lista grande, sin embargo al revisarla detectaremos personas que realmente no conocemos o con la que no hay un trato permanente. Si estamos bien organizados en tiempo para comenzar a repartir las invitaciones  podemos dejar algunas personas en espera, las cuales se podrán invitar en el caso que alguno de los invitados iniciales nos confirme que no podrán asistir a la Boda. Esto se puede realizar siempre y cuando estemos con buen tiempo en la entrega es decir que a última hora podamos entregar la tarjeta con mínimo 20 días de anticipación a la fecha.

1.       Definir la cantidad de invitados, según capacidad del lugar y presupuesto de los novios.

2.       Definir si se invitarán niños y adolescentes.

3.       Definir si los amigos van solos o con acompañante.

4.       Se inicia la lista con los familiares más allegados.

5.       Luego familiares lejanos a la pareja, que vivan fuera de la ciudad o país donde se realizará la boda o personas que a los padres les parecería importante invitar.

6.       Amigos más íntimos de los novios.

7.       Ahora se realiza la lista de las personas conocidas que te gustaría que te acompañaran el día de tu boda  si hubiese cupo.

8.       Contactos comerciales y compañeros de trabajo, son personas que se invitan por compromiso.

9.       Una vez tengamos la lista organizada, se revisa y evalúa.

10.   Si tenemos los invitados en la cantidad adecuada, ya está listo este proceso.

11. 

S   Si tenemos problemas por la cantidad porque excede lo que habíamos proyectado, entonces debemos evaluar la lista nuevamente revisando sobre todo los últimos del listado si se pueden omitir y realizar una participación.Si tienen casos muy específicos en el cual estén en desacuerdo en si invitar o no, sugerimos que esperen unos días para definir qué hacer con esa persona o familia. A veces es bueno buscar consejo con los padres para la decisión final.

Esperamos que estas sugerencias les facilite la elaboración de la lista de invitados y participados, ánimo y paciencia!

Sugerencias para diseñar el texto de sus tarjetas

Pensando en la organización de su evento aquí encontrará algunas sugerencias para tener en cuenta al momento de pensar en el texto de sus tarjetas para los diferentes eventos sociales como Boda, Quince Años, Grado, Bautizo y Primera comunión.

 

Debo invitar niños y acompañantes de amigos o familiares que no conozco ?

Primero debe tener en cuenta que el evento es suyo y Usted invita a quien desee que le acompañe en esta fecha tan especial. Organice primero la lista de invitados, con lo cual si podrá sentarse a depurar cada caso y tomar la decisión de que niños o a que acompañantes invitar.
Que puede pasar si decide NO invitar a algunos niños de su familia o amigos?
Si toma esta decisión, prepárese porque a algunos de los padres no les gustara la idea. Entonces recomendamos tener la excusa o explicación para decirle a su invitado porque  NO  esta invitando a su(s) hijo(a)s. La gente puede llegar a ser muy imprudente o en algunas ocasiones grosera, hasta decirle que si no los invitan entonces que ellos no asistirán a su evento.
Por eso debe evaluar a quien invitar y a quien NO. Sugerimos que si decide no invitar algunos niños de la familia y otros si, tenga claro los parámetros para hacerlo, debe ser equitativo para que Usted se evite malos ratos con sus invitados sobre todo familiares.
Los niños que asisten a matrimonios generalmente se invitan a los pajecitos y  mas allegados a la familia, es decisión de los organizadores invitar bebes o niños menores de 15 años.
Cuáles pueden ser los criterios para realizar esta selección ?

• El lugar del sitio …. si es a las afueras de la ciudad no es muy recomendable llevar niños al evento porque se cansaran después de 3 o 4 horas.
• Si son bebes no es recomendable porque es un evento largo y tedioso para ellos.
• Si son niños muy inquietos y no son fáciles de controlar es mejor no invitarlos para evitar malos ratos.
• Si el evento es después de las 7 pm es recomendable no invitar niños, dado que no es un lugar para que los niños estén hasta la madrugada.

Si decide invitar niños tenga en cuenta :

• Si es mejor que estén ubicados en la misma mesa junto con sus padres o un adulto responsable de ellos para que pueda controlarlos.
• También puede realizar una mesa solo para niños y tener un recreacionista que se encargue de ellos.

Debo invitar acompañantes, es decir, personas que quizás no conozca o haya visto uno o dos veces ?
Entre sus invitados puede tener personas solteras o divorciadas y en algunos casos Usted no sabe si invitarlos solos o acompañados. Entonces debe evaluar si su invitado se sentirá a gusto estando solo en el evento, Usted es quien decide quien se sienta en que mesa entonces debe ubicarlo(a) en una donde se integren hombres y mujeres, con los cuales pueda interactuar con gusto durante las horas que dure el evento.

En algunos casos la pareja de su amigo o amiga no es de su agrado entonces sugerimos pensar en Usted, es su día y su evento. Razón por la cual los invitados son las personas más importantes en su vida familiar, de amistades y laboral del momento, por lo cual si no quiere ver a alguna persona sencillamente no la invite. Ya su amigo o amiga tendrá la libertad de decidir si va sola o simplemente si prefiere no asistir al evento.
A nivel laboral recomendamos si el invitado es una persona de su trabajo de mayor rango invitarla con su Esposa o Esposo. Si son colegas puede invitarlos solos y Usted se encarga de organizar una mesa para ellos, de tal forma que pueden estar juntos durante el evento.

Dado el caso que usted no conozca el nombre de la persona con la cual va a asistir un amigo(a) puede escribir Acompañante. Esto quiere decir “lo invito a mi evento acompañado con alguien” dándole la libertad al invitado de escoger esa persona.

A quién se invita a un Bautizo o Primera comunión ?

Este tipo de eventos son muy familiares, generalmente en las primeras comuniones se participa la Eucaristía porque siempre tiene limite de cupos por cada niño que recibirá por primera vez el cuerpo de Cristo. Los bautizos casi siempre son ceremonias religiosas privadas exclusivamente para la familia entonces puede invitar a la familia más allegada.
La celebración suele ser un almuerzo con la familia y amigos mas íntimos de los padres y niños, se puede realizar el evento de tipo formal y el regalo debe ser de libre escogencia del invitado, no es bien visto pedir lluvia de sobres para estas celebraciones.