Diferencias entre una participación y una invitación ...

Con las participaciones básicamente se busca comunicar que se llevará a cabo un evento específico, el texto solo comentará la fecha y en algunos casos se menciona el lugar del evento sin la dirección.

Es muy común utilizarlas para Grados.

En Bodas o Matrimonios se suele utilizar para personas conocidas de los novios o papás de los novios pero no tan cercanos. En algunos casos se debe limitar la cantidad de invitados situación que obliga a quien ofrece el evento realizar una preselección, para escoger de mutuo acuerdo a que personas se les debe participar únicamente.

Debemos tener claro que años atrás era bien visto participar las bodas y que estas personas asistierán a la ceremonia religiosa, esa tradición ya NO se utiliza hoy en dia. Cuando se toma la decisión de entregar participaciones actualmente, es más por protocolo profesional o social, es decir, que es mejor partiparle a cierta  persona y no que ella se entere  por otro medio de la Boda. Sin embargo es importante tener en cuenta al decidir realizar participaciones, que muchas personas prefieren No recibir ninguna tarjeta a menos que sea de invitación.

Para eventos como Bautizos, Primeras comunión, Cumpleaños y Quince años no se recomiendan, estos eventos son muy familiares y se envian invitaciones.

En las invitaciones se comenta el tipo de evento, lugar, fecha, hora, en general los datos específicos del evento. Según los requerimientos del evento se aclara la confirmación de asistencia, el tipo de regalo y el tipo de traje que deseamos usen nuestros invitados. Dependiendo del lugar del evento si se requiere se incluye el mapa y si se realizará Lista de bodas con entrega de regalos, debemos incluir una tarjetica con los datos de evento que se realiza 2 o 3 días antes del evento. Adicional en algunos casos se especifica el número de cupos por tarjeta.

Hoy en día se esta utilizando un hashtag personalizado para el evento  esto con el fin que el dia del evento todos los invitados en sus redes sociales identifiquen las fotos con el(#) permitiendo después recordar los más bonitos y alegres momentos durante el evento. Por ejemplo en esta fotografía podemos apreciar el # ubicado en el mapa.

Parámetros importantes para el texto de una invitación.

La invitación, por tradición años atrás al invitar a un evento social se entregaba participación e invitación, por ejemplo en las Bodas era muy común que algunas personas asistierán a la ceremonia religiosa pero no a la recepción.

Sin embargo hoy en día ha cambiado ese protocolo y se envía solamente la invitación la cual debe tener los siguientes parámetros con el fin de ser claros con los invitados.  Es tradicional que para las tarjetas de Primera Comunión, Bautizo, Grado y Quince años sean los padres quienes invitan a la ceremonia religiosa y/o recepción.

Estos detalles son los básicos, según sea el caso y parámetros del evento, quién ofrece el evento debe evaluar cuales decide incluir en la invitación

Tipo de ceremonia: se especifica si la ceremonia a realizar es Católica, Cristiana, Civil o Bendición de argollas.

Especificar el lugar, la fecha y la hora: se recomienda citar a las invitados 30 minutos antes del inicio de la ceremonia para evitar contratiempos de última hora por tráfico o incumplimiento.

Lugar de la recepción o reunión: se especifica nombre del salón según sea el caso, nombre del lugar y la dirección. No es necesario escribir el nombre del barrio y si es a las afueras de la ciudad se incluye el mapa en la tarjeta y no es necesario escribir en el texto de la tarjeta el nombre de alguna vía o vereda.

Tipo de regalo: puede ser lluvia de sobres, entrega de regalos o no se especifica y si el invitado pregunta se le comenta que el obsequio es de su libre escogencia. En aniversarios y cumpleaños de adultos no se recomienda pedir lluvia de sobres.

Tipo de traje: sugerimos ser muy específicos en el protocolo del traje para que los invitados tengan estos parámetros en cuenta para asistir al evento.

Confirmación de asistencia: se solicita confirmar asistenta preferiblemente con una fecha limite para que al invitado le quede claro que debe confirmar para reservar su cupo se puede realizar a un teléfono fijo, celular o correo electrónico. Se escoge el medio mas practico para los novios.

Número de cupos: si se desea se puede incluir en el texto, esto con el fin de tener muy clara la cantidad de invitados para el evento.

Mapa: es una guia visual para que el invitado pueda llegar de forma practica y fácil al sitio del evento. Se sugiere escribir puntos claves de guia no demasiada información porque puede confundir al invitado.

Redes sociales: hoy en día se utilizan mucho las redes sociales para compartir con los invitados este evento tan especial y una muy buena opción es utilizar la etiqueta o hashtag para identificar el evento (#).

Pagina web del evento: algunos clientes realizan un portal para la organización de todo el evento, dato que se especifica en la tarjeta donde el invitado podrá encontrar mayor información sobre el mismo.
 
Oración o frase: algunas personas les gusta incluir un texto significativo. Recomendamos que sea la cantidad de palabras acordes a la proporcioón del tamaño de la tarjeta para que se vea bonito y se lea fácil. Dado que algunos textos son muy significativos pero extensos y se pierde el objetivo ante el invitado porque en algunos casos no los leen por lo largo o porque el tamaño de la fuente es muy pequeño.

Niños: si es de preferencia que los invitados no lleven a los niños a su evento, debe ser aclarado con un texto cordial incluido en el texto de la invitación.

¿Cómo es el texto en una participación ?

La tarjeta de participación es para contarle a una persona la realización del evento social.

Es muy usual enviar participaciones para Grados.

En algunos casos por protocolo se envia a conocidos para participar una Boda. Se debe analizar muy bien a quien se participa porque hoy en día no tiene la misma connotación de años atrás. Es importante revisar bien la lista de invitados y evaluar las personas que no sean tan allegadas, si las familias del novio y/o novia son demasiado numerosas se participan los familiares con quienes se tenga menos contacto o comunicación en los últimos años, también se le puede participar a los contactos comerciales o compañeros de trabajo, si uno considera que es necesario por protocolo.

No se utiliza para Quince Años, Bautizos, Primeras comuniones o celebraciones de cumpleaños ni aniversarios.

La participación especifíca la  fecha y el lugar donde se realizará el evento, si se desea se escribe la hora y la dirección.

Sugerencias para diseñar el texto de sus tarjetas

Pensando en la organización de su evento aquí encontrará algunas sugerencias para tener en cuenta al momento de pensar en el texto de sus tarjetas para los diferentes eventos sociales como Boda, Quince Años, Grado, Bautizo y Primera comunión.

 

La lluvia de sobres se recomienda cuando ….

Se suele pedir lluvia de sobres para las Bodas cuya pareja de novios vivan o tengan proyectado vivir fuera de Colombia. Sin embargo, con el paso de los últimos años se volvió un regalo general para todos los eventos sociales para facilitarle a los invitados el regalo. Cabe anotar que desde el año pasado 2011 se retorno a la linda tradición de la Lista de Bodas.

 Para las Quinceañeras, Primeras comuniones y Grados son una muy buena opción de regalo, cuando no se conocen muy bien los gustos del festejado.

A quién participo?

Las participaciones se usan por protocolo, para informar a ciertas personas que vamos a realizar un evento.

Para un boda …….

Se suele participar a compañeros de trabajo de los novios, a amigos de alguno de los padres que no son allegados a los novios, a familiares y amigos lejanos que se deciden no invitar porque se encuentran fuera de la ciudad o país del lugar de la boda o porque no son tan cercanos a los novios. En algunos casos puntuales se le participa a familiares o amigos que realmente usted prefiere que no asistan pero que es conveniente al menos presentarle una participación; o si tiene un cupo limitado para el evento. 

Las participaciones sugerimos enviarlas por correo certificado o dejarla en el casillero de la vivienda de su participado, preferible que los novios no las entreguen para evitar situaciones bochornosas dado que algunas personas son muy imprudentes y molestarse porque no fueron invitadas. En el momento de realizar la lista de invitados es muy importante definir a que familiares se deciden solo participar, realmente nuestra sociedad no respeta mucho el protocolo sino que prima el “poder” asistir al evento. Por eso prepárese para las reacciones de algunos participados, a los cuales puede que no les guste el no ser invitados. Nuestra sugerencia es que uno debe participar únicamente en casos muy concretos porque a veces es mejor no pasar ninguna tarjeta.

Las participaciones sugerimos entregarlas unos 20 ó 15 días antes de la Boda.

 

Para Quince Años, Primera Comunión, Bautizo, Cumpleaños y Aniversarios  ….

NO se realizan participaciones, porque son eventos muy íntimos para la familia y amigos mas allegados al homenajeado.

 

Para Grados ….

Generalmente se utilizan para informar a familiares y contactos sobre el nuevo logro profesional obtenido por el graduando. Se informa sobre el día de la ceremonia de graduación, fecha y hora. El cupo es limitado en este evento.

Debo invitar niños y acompañantes de amigos o familiares que no conozco ?

Primero debe tener en cuenta que el evento es suyo y Usted invita a quien desee que le acompañe en esta fecha tan especial. Organice primero la lista de invitados, con lo cual si podrá sentarse a depurar cada caso y tomar la decisión de que niños o a que acompañantes invitar.
Que puede pasar si decide NO invitar a algunos niños de su familia o amigos?
Si toma esta decisión, prepárese porque a algunos de los padres no les gustara la idea. Entonces recomendamos tener la excusa o explicación para decirle a su invitado porque  NO  esta invitando a su(s) hijo(a)s. La gente puede llegar a ser muy imprudente o en algunas ocasiones grosera, hasta decirle que si no los invitan entonces que ellos no asistirán a su evento.
Por eso debe evaluar a quien invitar y a quien NO. Sugerimos que si decide no invitar algunos niños de la familia y otros si, tenga claro los parámetros para hacerlo, debe ser equitativo para que Usted se evite malos ratos con sus invitados sobre todo familiares.
Los niños que asisten a matrimonios generalmente se invitan a los pajecitos y  mas allegados a la familia, es decisión de los organizadores invitar bebes o niños menores de 15 años.
Cuáles pueden ser los criterios para realizar esta selección ?

• El lugar del sitio …. si es a las afueras de la ciudad no es muy recomendable llevar niños al evento porque se cansaran después de 3 o 4 horas.
• Si son bebes no es recomendable porque es un evento largo y tedioso para ellos.
• Si son niños muy inquietos y no son fáciles de controlar es mejor no invitarlos para evitar malos ratos.
• Si el evento es después de las 7 pm es recomendable no invitar niños, dado que no es un lugar para que los niños estén hasta la madrugada.

Si decide invitar niños tenga en cuenta :

• Si es mejor que estén ubicados en la misma mesa junto con sus padres o un adulto responsable de ellos para que pueda controlarlos.
• También puede realizar una mesa solo para niños y tener un recreacionista que se encargue de ellos.

Debo invitar acompañantes, es decir, personas que quizás no conozca o haya visto uno o dos veces ?
Entre sus invitados puede tener personas solteras o divorciadas y en algunos casos Usted no sabe si invitarlos solos o acompañados. Entonces debe evaluar si su invitado se sentirá a gusto estando solo en el evento, Usted es quien decide quien se sienta en que mesa entonces debe ubicarlo(a) en una donde se integren hombres y mujeres, con los cuales pueda interactuar con gusto durante las horas que dure el evento.

En algunos casos la pareja de su amigo o amiga no es de su agrado entonces sugerimos pensar en Usted, es su día y su evento. Razón por la cual los invitados son las personas más importantes en su vida familiar, de amistades y laboral del momento, por lo cual si no quiere ver a alguna persona sencillamente no la invite. Ya su amigo o amiga tendrá la libertad de decidir si va sola o simplemente si prefiere no asistir al evento.
A nivel laboral recomendamos si el invitado es una persona de su trabajo de mayor rango invitarla con su Esposa o Esposo. Si son colegas puede invitarlos solos y Usted se encarga de organizar una mesa para ellos, de tal forma que pueden estar juntos durante el evento.

Dado el caso que usted no conozca el nombre de la persona con la cual va a asistir un amigo(a) puede escribir Acompañante. Esto quiere decir “lo invito a mi evento acompañado con alguien” dándole la libertad al invitado de escoger esa persona.

Sugerencias para el texto de la tarjeta

Para un boda …. existen tres opciones de quienes invitan:
1. Los padres … texto tradicional.
2. Los novios mencionando a los padres (ver foto Organización 5), hoy en día se suele escoger esta opción.
3. Solo los novios …se suele utilizar cuando los novios están pagando el 100% del evento, los padres están fallecidos o simplemente porque no se desea que sean mencionados.

Sugerimos los siguientes detalles para tener en cuenta para definir el texto:

• Que los novios aparezcan sin apellidos …
• A las madres consultarles que apellido prefieren utilizar el de soltera o casada …
• Si alguno de los padres no esta presente (fallecido) se puede dibujar una pequeña cruz junto a su nombre …
• Se especifíca si la ceremonia es religiosa, civil o cristiana …
• La hora del evento: sugerimos si es fuera de la ciudad escribir media hora antes de lo real, tenemos que tener en cuenta que a veces el tráfico en los fines de semana es un poco caótico y la impuntualidad de algunos de los invitados ….
• En algunas regiones de Colombia como los Santanderes y la Costa Atlántica por protocolo se utiliza escribir el numero de cupos por tarjeta ….
• Recomendamos escribir fecha límite para la confirmación de asistencia lo cual nos permite por protocolo un día después de cumplida llamar a los invitados que aún no hayan definido su asistencia al evento …. (Consulte este articulo :http://tzutuhatarjeteria.blogspot.com/2012/05/debo-confirmar-asistencia.html)

Para los Quince Años, Bautizo y Primera comunión …
Generalmente los padres son quienes invitan aunque si la niña(o) prefiere puede hacerlo, recomendamos la invitación de los padres porque genera más compromiso a los invitados y confiabilidad a los padres de los amigos de la quinceañera y homenajeados…

Se pueden utilizar frases y oraciones en las tarjetas ?

Las frases u oraciones se pueden utilizar en los textos de las tarjetas siempre y cuando les parezca un bonito detalle a las personas que ofrecen el evento. Pueden ser de temáticas de reflexión, católicas, cristianas o poemas.

Tzutuha dependiendo del evento les sugiere algunas opciones que pueden incluir.

A quién se invita a un Bautizo o Primera comunión ?

Este tipo de eventos son muy familiares, generalmente en las primeras comuniones se participa la Eucaristía porque siempre tiene limite de cupos por cada niño que recibirá por primera vez el cuerpo de Cristo. Los bautizos casi siempre son ceremonias religiosas privadas exclusivamente para la familia entonces puede invitar a la familia más allegada.
La celebración suele ser un almuerzo con la familia y amigos mas íntimos de los padres y niños, se puede realizar el evento de tipo formal y el regalo debe ser de libre escogencia del invitado, no es bien visto pedir lluvia de sobres para estas celebraciones.